La gestion des appels entrants fait partie intégrante du quotidien des médecins et des établissements de santé. Face à cette réalité, il est crucial de mettre en place une solution efficace pour assurer le bon déroulement des activités.
Parmi les options disponibles, l’externalisation et l’internalisation de la permanence téléphonique médicale sont deux alternatives courantes. Chacune présente des avantages et des inconvénients qu’il convient d’examiner pour faire le meilleur choix.
Comprendre l’externalisation et l’internalisation de la permanence téléphonique médicale
L’externalisation consiste à confier la gestion des appels entrants à un prestataire externe spécialisé dans ce domaine. Ce dernier met à disposition ses compétences et ses ressources humaines pour répondre aux besoins spécifiques des médecins.
À l’inverse, l’internalisation implique l’embauche d’une ou plusieurs personnes au sein même de l’établissement pour gérer les appels et les demandes des patients.
Les principaux avantages de l’externalisation
- Gains de temps : En confiant la gestion des appels à un prestataire externe, les médecins peuvent se consacrer pleinement à leur cœur de métier. Ils n’ont plus à se soucier de l’accueil téléphonique, ce qui leur permet de mieux gérer leur emploi du temps et se concentrer sur leurs consultations.
- Maîtrise des coûts : L’externalisation permet souvent de réaliser des économies, car le médecin n’a pas à investir dans du personnel et du matériel supplémentaires. Les frais sont généralement liés à une grille tarifaire en fonction du nombre d’appels traités, ce qui facilite la maîtrise des dépenses.
- Flexibilité et adaptabilité : Les prestataires de permanence téléphonique médicale proposent des services modulables en fonction des besoins des médecins. Il est possible d’ajuster les horaires d’accueil ou le type de prestation selon l’évolution de l’activité.
- Qualité du service : Les entreprises spécialisées disposent de personnels formés aux spécificités du secteur médical. Ils sont ainsi en mesure d’apporter un accueil personnalisé et de qualité aux patients.
Les principaux inconvénients de l’externalisation
- Perte de contrôle : En optant pour l’externalisation, les médecins délèguent une partie de leur activité à une entreprise externe. Ils ont donc moins de contrôle sur la manière dont les appels sont gérés.
- Risque de dépersonnalisation : Le recours à un prestataire extérieur peut entraîner un certain manque de proximité entre le médecin et ses patients. Les télésecrétaires ne connaissent pas forcément bien le cabinet ou le praticien, et cela peut se ressentir dans l’accueil téléphonique.
- Confidentialité des données : L’externalisation implique de partager certaines informations sensibles avec un tiers. Il est essentiel de choisir un prestataire fiable et respectueux de la confidentialité des données médicales.
Les avantages et inconvénients de l’internalisation de la permanence téléphonique médicale
Les principaux avantages de l’internalisation
- Proximité et personnalisation : En embauchant une personne au sein même de son cabinet, le médecin bénéficie d’un accueil téléphonique plus personnalisé. Le secrétaire médical interne connaît bien les patients et les spécificités du cabinet, ce qui favorise une meilleure prise en charge.
- Contrôle total : L’internalisation permet aux médecins de garder un œil sur la gestion des appels et de s’assurer que tout est réalisé selon leurs exigences.
- Confidentialité : La gestion des données médicales est entièrement effectuée en interne, ce qui limite les risques liés à la confidentialité.
Les principaux inconvénients de l’internalisation
- Coûts : L’embauche d’une ou plusieurs personnes pour gérer la permanence téléphonique représente un coût important pour le médecin, tant en termes de salaires que de formation et de matériel.
- Organisation et gestion du personnel : L’internalisation implique également de gérer les aspects administratifs et légaux liés à l’embauche de personnel, ainsi que leur planning et leurs remplacements en cas d’absence.
- Risque de surcharge : Si le secrétaire médical interne doit gérer à la fois les appels entrants et d’autres tâches administratives, il peut être difficile pour lui d’assurer une prise en charge optimale des patients.
En somme, le choix entre l’externalisation et l’internalisation de la permanence téléphonique médicale dépend principalement des priorités et des contraintes de chaque médecin. Il est essentiel de bien peser les avantages et inconvénients de chaque solution pour prendre une décision éclairée.
